「員工自己下載的盜版軟體，跟公司有什麼關係？」很多老闆這麼想，但實際上，公司很可能也要一起負責。軟體公司或代理商查核時，通常是對公司求償，而不是只找個別員工。
公司為什麼要一起負責？
- 民事責任：員工在執行職務時侵害他人權利，雇主原則上要和員工負連帶賠償責任，除非能證明選任和監督已盡相當注意。
- 刑事責任：著作權法有「兩罰」規定，員工因執行業務犯著作權侵害罪時，除了處罰行為人，公司也可能被科處罰金。
- 商譽與營運：被查獲後的和解金、補授權費用與內部調查成本，往往比當初購買正版高得多。
公司要怎麼證明「已盡監督責任」？
1. 訂定軟體使用規範
明文禁止安裝未授權軟體，並寫入工作規則或員工手冊，讓員工簽署確認。
2. 集中管理安裝權限
由 IT 統一安裝軟體，一般員工帳號不開放管理者權限，從源頭減少私自安裝。
3. 建立授權清冊
記錄公司購買的軟體、授權數量、到期日與安裝電腦，定期比對實際安裝情形。
4. 定期稽核
用資產管理工具掃描公司電腦，發現未授權軟體就移除或補買授權，並保留稽核紀錄。
5. 教育訓練
讓員工知道使用盜版軟體的風險，包括資安漏洞、惡意程式與法律責任。
收到軟體公司的查核或警告信怎麼辦？
不要急著刪除軟體或回覆認錯，先盤點公司實際安裝與授權狀況、保全紀錄，再和專業人員討論回應方式與和解範圍。處理步驟可參考：〈收到競爭對手侵權警告信怎麼辦？企業應對 7 步驟〉
常見問題
員工用的是自己帶來的筆電，公司也要負責嗎？
如果是用來處理公司業務，仍可能被認為與執行職務有關。建議在規範中一併約定自帶設備（BYOD）的軟體使用原則。
免費軟體就一定可以商業使用嗎？
不一定。不少軟體「個人免費、商用付費」，安裝前要確認授權條款是否允許企業使用。
軟體授權與著作權問題，找法創智權
法創智權可以協助企業建立軟體使用規範、檢視授權合約，並在收到查核或警告信時，協助評估風險與規劃回應方式。
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